Kasa fiskalna a kopia paragonów

Przechowywanie kopii paragonów przez właściciela kasy fiskalnej jest obowiązkowe. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wskazuje, że dokumenty, jak kopia paragonów na kasie rejestrującej należy archiwizować. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – dalej r.k.r., podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek przechowywania przez określony okres czasu kopii dokumentów fiskalnych. Stosownie do § 2 pkt 1 r.k.r., pod pojęciem dokumentu fiskalnego należy rozumieć paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Kopia paragonu – jak przechowywać?

W przepisach nie ma narzuconej formy w jakiej należy przechowywać wskazane dokumenty, tak jak paragonów. Dlatego zgodnie z funkcjonalnością urządzenia przedsiębiorcy mogli przechowywać kopię paragonów w formie papierowej, następnie elektronicznej, a także online. (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 lipca 2013 r., IPPP2/443-475/13-2/RR). Co więcej z obowiązku przechowywania takich kopii nie zwalnia podatnika ani fakt likwidacji działalności. Także dokonany w obecności serwisanta i pracownika urzędu skarbowego fakt zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym.

Podatnik może zatem zgrać dane w tym zakresie na nośnik informatyczny, albo na przykład wydrukować. Nie jest tu konieczne przechowywania całej kasy wraz z jej pamięcią. Istotne jest jednak, aby w przypadku zażądania w określonym czasie danych w zakresie kopii dokumentów fiskalnych. Na przykład przez organ podatkowy, podatnik był w stanie takie dane udostępnić.

W jakich formach zapisuje się kopia paragonu?

Aktualnie na rynku znaleźć można dwie grupy kas fiskalnych różniące się zapisem kopii – kasy fiskalnej z kopią elektroniczną lub online. Do 31 sierpnia 2019 r. były to także kasy fiskalne z kopią papierową, zapisujące dane na dodatkowej rolce papieru termicznego. Ze względu na zmieniające się przepisy ich homologacje zostały wygaszone. Z dniem 1 maja 2019 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Między innymi wprowadzające nowy typ urządzeń fiskalnych online oraz nakładające wobec wyznaczonych grup przedsiębiorców obowiązek wymiany urządzeń. Rzecz jasna na te nowego typu łączących się poprzez internet z Centralnym Repozytorium Kas.

Kasy z kopią papierową i kopią elektroniczną

Kasy z kopią papierową stały się niedostępne. Dlatego, jeśli nadal ktoś posiada taki rodzaj kasy nie będzie miał możliwości wykonania modułu fiskalnego u producenta. Jeśli wystąpi uszkodzenie lub przepełnienie pamięci fiskalnej w naszym urządzeniu z kopią papierową, niestety będziemy musieli oddać je do utylizacji. Pamiętając oczywiście o wykonaniu odczytu pamięci fiskalnej. Kasy fiskalne z kopią elektroniczną, czyli te przechowujące dokumentację na karcie pamięci SD lub microSD będzie można kupić i zafiskalizować wyłącznie do 31.12.2022 roku. Po tym czasie zakup kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej z kopią elektroniczną będzie niemożliwy. Natomiast, osoby, które do tego czasu kupią i zafiskalizują urządzenie przed datą graniczną (31.12.2022), będą mogły dalej urządzenia używać. Ponadto w razie awarii modułu fiskalnego lub skończeniu się pamięci fiskalnej nadal będzie można wymienić pamięć fiskalną oraz zafiskalizować urządzenie. Tylko i wyłącznie na ten sam nr NIP, nawet po dacie granicznej.

Jak długo przechowywać dokumenty?

W przypadku posiadania kasy z kopią papierową, czy kopia elektroniczną należy archiwizować kopię każdego paragonu fiskalnego. Przez co najmniej 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym oryginał dowodu sprzedaży został wydany klientowi. Co więcej, przechowywana dokumentacja musi być czytelna i łatwo dostępna do sprawdzenia, np. na wypadek kontroli przeprowadzanej przez organy skarbowe. W kasach onlinowych nie ma potrzeby przechowywania danych, z uwagi na stałe raportowanie do CRK.

Wspomniane modele będzie można kupować oraz instalować w firmach wyłącznie do końca 2022 roku. Wszystko to zgodnie z nowymi przepisami w ustawie o VAT. W późniejszym czasie zniknie również opcja wymiany modułów fiskalnych w tych kasach rejestrujących.

Podsumowując, obowiązek przechowywania kopii paragonów przez 5 lat spoczywa na użytkownikach kas rejestrujących z papierową, bądź elektroniczną kopią. Użytkownicy kas online zobowiązani są natomiast do udostępniania danych w czasie rzeczywistym do CRK. Zapewniając tym samym stałe połączenie kasy fiskalnej z internetem.